Politica GDPR

REGULAMENTUL EVENTRIUM SRL PRIVIND

PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

 

Documentul pe care îl parcurgeţi vă prezintă politica societăţii privind modul de colectare şi gestionare a datelor cu caracter personal, astfel cum aceste procedure sunt reglementate de Regulamentul (UE) 2016 / 679 aplicabil din 25 mai 2018, cu privire la protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date.

Pentru orice întrebare sau nedumerire în privinţa termenilor utilizaţi mai jos sau asupra oricăror alte probleme legate de modul în care noi înţelegem să păstrăm confidenţialitatea datelor dvs., vă rugăm să ne contactaţi la următoarea adresă de email: contact@eventrium.ro.

Prin intermediul serviciilor prestate, societatea Eventrium SRL prelucrează date cu caracter personal în scopul exclusiv de realizare a serviciilor angajate în conformitate cu obiectul său de activitate cu fiecare partener contractual. În acest sens și în temeiul dispozițiilor Regulamentul (UE) 2016 / 679 privind protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, societatea Eventrium SRL are datoria de a respecta toate obligațiile sale conform legislației aplicabile privind protecția persoanelor cu privier la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date și orice alte reglementări de drept român sau european privind protecția datelor personale.

Cu acest scop, societatea Eventrium SRL adoptă prezentul Regulament privind Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal prin care informează partenerii, beneficiarii și salariații săi că este angajată în a menține strict confidențiale toate informațiile cu caracter personal colectate și nu va dezvălui informațiile cu caracter personal, cu excepția angajaților săi și contractorilor care lucrează la sediul său, care au nevoie de aceste informații pentru realizarea serviciilor contractate cu beneficiarii săi. Angajații și contractorii societății Eventrium SRL au fost instruiți și îndrumați la rândul lor să păstreze caracterul confidențial al acestor date.

Totodată, societatea Eventrium SRL nu va dezvălui, transmite sau pune la dispoziţia terților informații cu caracter personal decât dacă aceste dezvăluiri, transmiteri sau puneri la dispoziția terților au fost aprobate prin consimțământul persoanelor ale căror date sunt prelucrate.

Prin implementarea unor măsuri necesare din punct de vedere operațional, tehnic și organizațional care se impun pentru protecția informației cu caracter personal împotriva distrugerilor accidentale sau ilegale, modificărilor și dezvăluirilor sau accesului neautorizat la datele personale, societatea Eventrium SRL garantează securitatea acestor date și eliminarea oricăror riscuri rezultate din divulgarea informațiilor cu caracter personal.

Societatea Eventrium SRL monitorizează regulat eficiența standardelor de protecție și securitate a datelor personale, evaluând și adaptându-se permanent la riscurile posibile care ar putea altera integritatea, securitatea sau confidențialitatea informațiilor cu caracter personal. De asemenea, societatea Eventrium SRL se asigură de respectarea programelor de securitate de către angajații și contractorii săi.

Colectarea datelor

În scopul colectării datelor personale, societatea Eventrium SRL desemnează utilizatori autorizați pentru operațiunile de colectare, introducere și păstrare de date cu caracter personal într-un sistem informațional.

Orice modificare a datelor cu caracter personal se face numai de către utilizatori autorizați desemnați de societatea Eventrium SRL.

Stocarea datelor

Eventrium SRL va păstra datele cu caracter personal numai pentru perioada realizării scopului prelucrării și numai pentru utilizarea lor în scopul pentru care au fost colectate.

La expirarea termenului pentru stocarea datelor în scopul prelucrării, datele cu caracter personal vor fi șterse, distruse sau vor putea fi transformate în date anonime atunci când ele vor putea fi utilizate în scopuri statistice sau științifice.

Accesul la datele personale

Accesul asupra datelor personale stocate în sistemul informativ va fi restricționat și permis doar acelor persoane care dețin o parolă de acces.

Societatea Eventrium SRL securizează accesul la sistemele de operare, precum și interdicția accesului îndepărtat către și din sistemele sale, prin dezactivarea comunicării la distanță la nivelul sistemului de operare, dacă nu există nevoia unei operații prin controlul riguros al accesului prin intermediul aprobărilor, controalelor regulate ale logărilor și operațiunilor efectuate.

Instruirea personalului

În cadrul cursurilor de pregătire a utilizatorilor, societatea Eventrium SRL efectuează informarea utilizatorilor cu privire la prevederile Regulamentului (UE) 2016 / 679 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulaţie a acestor date, la cerințele minime de securitate a prelucrărilor de date cu caracter personal, precum și cu privire la riscurile pe care le comportă prelucrarea datelor cu caracter personal, în funcţie de specificul activității utilizatorului.

Utilizatorii din partea societății Eventrium SRL care au acces la date cu caracter personal sunt instruiți asupra confidențialității acestor date și sunt obligați să respecte secretul acelor date.

În temeiul dispozițiilor Regulamentului (UE) 2016 / 679 cu privire la protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date, persoanele în cauză beneficiază de: dreptul de acces și intervenție (rectificare) asupra datelor, dreptul de opoziție la prelucrarea datelor, dreptul de a cere transferul datelor către alte organizații, dreptul de a cere ștergerea datelor colectate.

Societatea Eventrium SRL se menține permanent informată asupra cerințelor legale pentru prelucrarea informațiilor cu caracter personal, iar procesul de prelucrare folosit de către societate este conform cu legile și reglementările în vigoare privind confidențialitatea și securitatea.

Datele personale înregistrate prin intermediul site-urilor

Eventrium SRL colectează informaţie de la utilizatorii săi în următoarele modalităţi: direct de la utilizator, din rapoartele traficului înregistrat de serverele care găzduiesc siteurile Eventrium, precum şi prin intermediul cookie-urilor.

Informaţie furnizată direct de utilizator: Atunci când aplicanții noștri recurg la un serviciu furnizat de Eventrium SRL, aceștia vor putea fi întrebați care este numele lor, care este adresa de e-mail şi li se va putea putea cere și alte informaţii personale.

Informaţie din raportul de trafic al serverului: Atunci când un aplicant vizitează un site web, acesta dezvăluie anumite informaţii despre el, precum adresa sa de IP, ora vizitei, locul de unde s-a intrat in site-urile noastre Eventrium, ca şi alţi operatori, înregistrează această informaţie.

În ideea de a oferi un serviciu personalizat utilizatorilor noştri, Eventium SRL poate folosi cookie-uri pentru a facilita stocarea şi urmărirea preferinţelor aplicanților săi. Spre exemplu, putem folosi cookie-uri pentru a putea identifica aplicanții săi şi pentru a putea furniza informaţii şi servicii bazate pe preferinţele pe care fiecare aplicant le-a exprimat în vizitele sale anterioare. De asemenea, reţele terţe de publicitate online pot folosi cookie-uri pentru a putea adapta mesajele publicitare în funcţie de preferinţele fiecărui aplicant. Cookie-urile sunt fişiere de tip „.txt”, oferite browser-ului dvs. de un server web şi stocate apoi pe hard-discul computerului fiecărui aplicant. Folosirea cookie-urilor este un standard actual la multe dintre site-urile importante pe care aplicanții le pot vizita. Majoritatea browser-elor sunt setate să accepte cookie-uri. Dacă aplicanții preferă acest lucru, atunci ei vor putea reseta browser-ul fie pentru a-i anunța ori de câte ori primesc câte un cookie, fie chiar să refuze acceptarea cookie-urilor. Trebuie însă să aflaţi că unele secţiuni ale site-ului nostru nu vor putea fi vizualizate normal dacă aplicantul va seta browser-ul său să respingă cookie-urile. Trebuie, de asemenea, luat în seamă că ori de câte ori sunt dezvăluite în mod voluntary informaţii personale în mediul de comunicare online, forumurile online, programul de email, programul de FTP, grupurile de discuţii, serviciile de chat, informaţia dezvăluită poate fi uşor colectată şi folosită de persoane neautorizate. Deşi Eventrium face tot posibilul să protejeze informaţia personală a fiecărui aplicant, Eventrium nu va putea asigura sau garanta securitatea oricărui tip de informaţie pe care aplicanții îl transmit, astfel încât transmiterea informaţiei într-un mediu inadecvat se face pe propriul risc din partea aplicantului. De asemenea, aplicantul trebuie să înțeleagă că este unicul responsabil pentru menţinerea secretului informaţiilor (parole, nume de utilizator etc.), legate de conturile pe care le-a dobândit ca urmare a folosirii serviciilor oferite de noi.

Eventrium foloseşte informaţia colectată de la aplicanți în mai multe feluri, în funcţie de tipul de informaţie colectat: Informaţie furnizată direct de utilizator: această informaţie este folosită doar în scopul personalizării serviciilor oferite şi a verificării identităţii aplicantului în vederea executării eventualelor contracte între aplicant şi societatea noastră în urma folosirii de către applicant a serviciilor online dezvoltate de noi.

Informaţie colectată din raportul de trafic al serverului Eventrium: acest tip de informaţie ne ajută să identificăm care secţiuni ale site-urilor noastre sunt secţiuni de interes pentru utilizatori. Eventrium colectează, de asemenea, adresele IP ale utilizatorilor săi în scopul administrării sigure a sistemului nostru informatic, în scopul evitării activităţilor infracţionale şi, nu în ultimul rând, în scopul comunicării şabloanelor tipizate anonime ale utilizatorilor către clienţii noştri de publicitate.

Informaţie colectată prin intermediul cookie-urilor: Eventrium foloseşte cookie-uri pentru a permite aplicanților folosirea cât mai utilă a serviciilor noastre şi în scopul obţinerii de informaţii statistice care să ne permită îmbunătăţirea serviciilor noastre. Cookie-urile (aşa cum au fost ele definite mai sus) vor permite să salvăm parolele de acces şi preferinţele aplicanților, astfel încât aceștia să nu fie nevoiți să le introducă din nou data viitoare când vor vizita site-urile noastre.

Confidenţialitatea şi protecţia informaţiilor colectate de la aplicanți sunt de o importanţă deosebită pentru noi. Eventrium nu oferă informaţia colectată unor terţi fără consimţământul expres şi prealabil din partea fiecărui aplicant. Orice statistică privind traficul utilizatorilor noştri, pe care o vom oferi către terţe reţele de publicitate sau către site-uri partenere, este furnizată doar ca ansamblu de date şi nu include nicio informaţie identificabilă personal despre nici un utilizator individual.

Accesul aplicanților la anumite servicii şi informaţii din cadrul site-ului este protejat de o parolă. Este recomandat ca aplicanții să nu dezvăluie nimănui această parolă. Eventrium nu va cere niciodată parola conturilor aplicanților în mesaje sau telefoane nesolicitate. Deci, aplicanții vor fi sfătuiți să nu dezvăluie această parolă persoanelor care cer acest lucru.

Aplicanții sunt sfătuiți, de asemenea, să închidă fereastra browser-ului în care au lucrat la sfârşitul navigării lor în site-urile sau serviciile furnizate de Eventrium. Aceste sfaturi sunt destinate să înlăture accesul persoanelor neautorizate la informaţiile personale ale aplicanților ori la corespondenţa acestora atunci când lucrează într-o reţea de computere aflată într-un loc public (în cafenelele internet, spre exemplu).

Din păcate, nici o transmisie de date prin intemediul internetului nu poate fi garantată a fi 100% sigură. În consecinţă, în ciuda eforturilor noastre de a proteja informaţia personală, Eventrium nu poate asigura sau garanta securitatea informaţiilor transmise de fiecare applicant către noi, către şi de la serviciile noastre online sau produsele noastre. Pentru asta, aplicanții noștri sunt avertizați că orice informaţie trimisă către noi se va face pe propriul lor risc. Cu toate acestea, garantăm că vom depune toate eforturile pentru a asigura securitatea acestora în sistemele noastre, conform standardelor de securitate impuse de legislaţia română în vigoare.

Prin excepţie de la cazurile expuse mai sus, Eventrium nu va dezvălui niciun fel de informaţie identificabilă personal despre utilizatorii săi către terţe părţi fără a primi mai întâi consimţământul expres al utilizatorilor în această privinţă.

În acelaşi timp, însă, Eventrium poate dezvălui informaţii identificabile personal atunci când legea prevede expres acest lucru sau când acest lucru este necesar pentru protejarea drepturilor şi intereselor Eventrium.

Atunci când aplicanții noștri vor accesa site-urile Eventrium și li se va cere să ne dezvăluie informaţii despre ei, aceste informaţii vor fi dezvăluite doar prin intermediul site-urilor Eventrium, cu excepţia cazului când serviciul sau informaţia respectivă este oferită în parteneriat cu un alt site sau serviciu. De fiecare dată, însă, când un astfel de serviciu este furnizat în parteneriat cu un alt site, aplicanții vor fi informați asupra acestui lucru. În ideea de a furniza servicii la standarde cât mai înalte, este necesară partajarea informaţiilor personale cu site-ul sau serviciul copartener. Dacă aplicanții nu vor dori ca aceste date să le fie partajate, vor putea proceda în consecinţă prin a nu permite transferul datelor, prin neutilizarea acelui serviciu specific. Dacă aplicanții aleg, însă, să accepte partajarea datelor, trebuie să fie informați că funizorii serviciului în parteneriat pot avea practici separate de confidenţialitate şi de colectare a datelor. Eventrium nu are niciun fel de control şi nu poate garanta asupra tuturor aspectelor juridice pe care le implică folosirea acestor practici independente de confidenţialitate.

Dacă aplicanții vor crea un cont la unul dintre serviciile noastre, acestora li se va putea trimite un e-mail de confirmare prin care să le fie oferite detaliile noului lor cont. Mesajul de confirmare va fi trimis la adresa de e-mail furnizată şi va descrie modalităţile prin care aplicantul poate modifica sau şterge datele contului pe care tocmai l-a creat. Aplicanții sunt sfătuiți să păstreze acest e-mail de confirmare, mai ales că acesta conţine şi informaţii care vor putea fi utile atunci când apar probleme în accesarea serviciilor noastre.

Partajarea informaţiilor către terţi

Site-urile Eventrium pot folosi serviciile unor companii de advertising pentru stabilirea ţintelor publicitare şi susţinerea de campanii publicitare şi alte mesaje specific activităţii de marketing. Pentru aceasta, aceste companii pot colecta date anonime prin intermediul cookie-urilor. În măsura în care acest lucru se va întâmpla, Eventrium va include în acordul său de confidenţialitate link-uri către acordurile de confidenţialitate ale reţelelor de advertising partenere.

Date de contact

Acest website este administrat de Eventrium SRL, companie românească cu capital privat care poate fi contactată la adresa:

Str. Frunzișului nr. 50, 400664 Cluj-Napoca, România

Telefon:

+40 751 283 968

+40 737 017 738

E-mail: contact@eventrium.ro

NOTĂ DE INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL EMISĂ DE OPERATORUL EVENTRIUM SRL, ÎN CONFORMITATE CU ART. 13 DIN REGULAMENTUL UE NR. 679/2016 ȘI A PROPRIILOR POLITICI ADOPTATE ÎN LEGĂTURĂ CU PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

 

Eventrium SRL, în calitate de Operator de date cu caracter personal, prelucrează cu bună credință, prin mijloace automatizate și manuale, datele cu caracter personal, respectând dispozițiile legale în materie din domeniul protecției datelor cu caracter personal și în realizarea scopurilor specificate în prezenta Notă de informare, în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date.

Datele cu caracter personal prelucrate sunt următoarele: numele și prenumele, domiciliul, seria, numărul și emitentul CI / BI / Pașaport, numărul de telefon, e-mailul, imaginea, semnătura sau orice alte date cu caracter personal necesare îndeplinirii scopurilor de mai jos.

Datele cu caracter personal sunt prelucrate în următoarele SCOPURI: încheierea și desfășurarea relației contractuale cu Eventrium SRL pe baza cererii de furnizare a serviciilor și produselor oferite de Eventrium SRL; pentru trimiterea de newslettere / alte comunicări comerciale, pentru promovarea produselor / serviciilor companiei prin utilizarea mijloacelor de comunicare, respectiv e-mail, sms, telefonic, în cazul în care ați exprimat un astfel de acord; pentru a procesa înregistrările și rezervările hoteliere pentru evenimentele organizate prin compania Eventrium SRL în calitate de PCO – Professional Congress Organizer; pentru transmiterea comunicărilor referitoare la evenimentul pentru care s-a efectuat înregistrarea/cazarea/înscrierea rezumatului prin e-mail sau telefon (confirmări de înregistrare, atenționări de plată, solicitări documente doveditoare, solicitări clarificări rezumate, detalii logistice ale participării, etc.), pentru facilitarea interacțiunii virtuale în cazul evenimentului online organizat prin Eventrium SRL (întâlniri virtuale cu ceilalți participanți la eveniment și / sau parteneri și expozanți prin accesarea imaginii video, teleconferințe, schimb de mesaje text cu ceilalți participanți / parteneri, schimb online de detalii de contact cu ceilalți participanți / parteneri, participarea la sesiuni de întrebări și răspunsuri, chestionare de feedback pentru sesiuni / eveniment); pentru a furniza datele colectate către terțe părți în vederea: evaluării rezumatelor științifice, realizării programului științific de către o comisie de specialiști din domeniu desemnată de organizatorul științific al evenimentului, realizării culegerii de rezumate, creditării EMC de către instituțiile naționale și internaționale autorizate.

Datele cu caracter personal sunt prelucrate în baza următoarelor TEMEIURI juridice, cum ar fi: în baza consimțământului liber exprimat, în temeiul art. 6 alin. (1) lit. a) din Regulamentul UE nr. 679 / 2016; pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte și în virtutea căruia se efectuează prelucrarea datelor sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract (ex. furnizarea produsului sau serviciului solicitat, comunicarea cu persoana vizată în vederea executării contractului), în temeiul art. 6 alin. (1) lit. b) din Regulamentul UE nr. 679 / 2016; pentru respectarea unor obligații legale care îi revin companiei Eventrium SRL (ex. efectuarea raportărilor către autoritățile competente, întocmirea și păstrarea / arhivarea documentelor financiar-contabile (ex: facturi) conform legii etc.), în temeiul art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulamentul UE nr. 679 / 2016; în scopul intereselor legitime urmărite de Eventrium SRL sau ale terților (ex. îmbunătățirea serviciilor Eventrium SRL, promovarea serviciilor proprii, recuperarea creanțelor aferente relației contractuale încheiate, asigurarea securității persoanelor, dar având în vedere întotdeauna protejarea intereselor, drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanei vizate, în temeiul art. 6 alin. (1) lit. f) din Regulamentul UE nr. 679 / 2018.

Refuzul de a ne furniza datele personale ori de a permite prelucrarea datelor cu caracter personal ne va împiedica pe noi, Eventrium SRL, să ne îndeplinim în mod corespunzător obligațiile noastre, fapt ce poate avea drept consecință imposibilitatea de a mai putea furniza serviciile solicitate.

Consimțământul exprimat pentru colectarea și prelucrarea datelor cu caracter personal va putea fi revocat în orice moment și la orice dată ulterioară, prin transmiterea unei cereri scrise, datată și semnată, ce va fi expediată la adresa contact@eventrium.ro sau la adresa poștală din Cluj-Napoca, Str. Frunzisului, nr. 50. Revocarea consimțământului după momentul colectării datelor cu caracter personal nu înlătură dreptul legal de utilizare a datelor pentru perioada anterioară retragerii consimțământului.

Perioada de păstrare a datelor cu caracter personal

Prelucrarea datelor personale va fi realizată pe întreaga perioadă de valabilitate a consimțământului exprimat pentru colectarea și prelucrarea datelor cu caracter personal și până la data la care consimțământul va fi retras la cererea persoanei vizate. În situația în care persoana vizată își va retrage consimțământul, începând cu momentul retragerii acestuia, datele cu caracter personal nu vor mai fi prelucrate în scopul pentru care au fost colectate.

Destinatarii datelor, operatori și persoane împuternicite

Datele personale vor putea fi dezvăluite sau transferate în scopurile de mai sus, către angajații / colaboratorii / partenerii / furnizorii companiei Eventrium SRL ori către companii afliliate acesteia și care vor fi ținuți la rândul lor de respectarea unor obligații de confidențialitate a datelor cu caracter personal.

De asemenea, datele cu caracter personal pot fi dezvăluite către autoritățile de stat conform competențelor acestora și a legislației aplicabile (ex. ANAF, ITM, ANSPDCP, organe de cercetare penală etc.) în vederea îndeplinirii obligațiilor privind legislația fiscală, legislația muncii și altele, după caz.

În conformitate cu art. 15-21 din Regulamentul UE nr. 679 / 2016, vă informăm că fiecare participant are următoarele DREPTURI cu privire la datele personale: dreptul de acces la date și de a solicita o copie a acestora; dreptul de rectificare a datelor; dreptul de a solicita ștergerea datelor; dreptul la restricționarea prelucrării datelor; dreptul la portabilitatea datelor; dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor; dreptul de a se adresa Autorității Naționale pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

Totodată, vă informăm că potrivit art. 7 alin. (3) din Regulamentul UE nr. 679 / 2016, fiecare participant are dreptul de a-și retrage oricând consimțământul acordat pentru trimiterea de newslettere sau comunicări cu scop de marketing.

Pentru exercitarea acestor drepturi sau pentru orice altă solicitare legată de datele cu caracter personal, se poate adresa cu o cerere scrisă, datată și semnată, transmisă către Responsabilul cu Protecția Datelor cu Caracter Personal din cadrul Eventrium SRL la adresa: Cluj-Napoca, Str. Frunzisului, nr. 50, sau direct pe e-mail la contact@eventrium.ro.

În cazul în care se va adresa o solicitare de exercitare a drepturilor privind protecția datelor, Eventrium SRL va răspunde acestei solicitări în termen de 30 de zile în condițiile prevăzute de Regulamentul UE nr. 679 / 2016.

În situația în care se va aprecia că au fost încălcate drepturile în legătură cu datele personale, vă informăm că poate fi adresată o plângere în acest sens Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, cu sediul în București, sector 1, Bdul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30.